Cómo decir que usas una herramienta de transcripción
Aprende a informar con cortesía a los participantes de una reunión que estás usando una herramienta de transcripción. Obtén frases específicas para clientes, equipos y entrevistas.
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Usar una herramienta para transcribir tus reuniones puede ayudarte a concentrarte en la conversación en lugar de tomar notas. Para quienes trabajamos en un segundo idioma, también es una forma poderosa de repasar detalles y asegurarnos de que nada se pierda en la traducción. Pero, ¿cuándo y cómo deberías decirles a las otras personas en la llamada que estás usando una?
Ser transparente no es solo una cuestión de cortesía; en algunos lugares, es un requisito legal. Esta guía ofrece frases claras y sencillas que puedes usar para informar sobre tu herramienta de transcripción con confianza y profesionalismo en diversas situaciones.
Por qué deberías informar sobre la transcripción
Antes de pasar a las frases específicas, veamos las tres razones principales por las que es esencial informar a los demás.
Cumplimiento legal: Las leyes sobre la grabación y transcripción de llamadas varían significativamente según la ubicación. Algunas jurisdicciones requieren que solo una persona en la llamada dé su consentimiento (consentimiento de una de las partes), mientras que otras exigen que todos estén de acuerdo (consentimiento de todas las partes). Informar sobre el uso de una herramienta de transcripción es la forma más sencilla de asegurarte de que respetas los derechos de todos y cumples con la ley. Eres responsable de entender las reglas que se aplican a tus llamadas. Para más información sobre esto, consulta nuestra guía sobre leyes de transcripción.
Cortesía profesional: Darse cuenta de repente de que una conversación está siendo transcrita puede hacer que la gente se sienta incómoda. Informarles al principio de la llamada es una señal de respeto. Demuestra que valoras la transparencia y les da la oportunidad de hacer preguntas. Este simple acto construye confianza, que es la base de cualquier buena relación profesional.
Establecer expectativas: Cuando declaras que estás usando una herramienta para ayudarte a tomar notas, lo presentas como un paso positivo hacia la precisión y la atención. Le haces saber a la gente que te tomas en serio el capturar lo que tienen que decir, lo cual la mayoría apreciará.
Principios clave para informar
Cuando le dices a alguien que estás usando una herramienta de transcripción, la forma en que lo dices importa tanto como tus palabras. Ten en cuenta estos principios:
- Sé directo y seguro: Dilo de forma sencilla como parte de la configuración de tu reunión. No te disculpes; estás usando una herramienta profesional para hacer mejor tu trabajo.
- Mantenlo simple: Evita la jerga técnica. No necesitas nombrar el software o explicar cómo funciona, a menos que te pregunten. "Una herramienta de transcripción para tomar notas" suele ser suficiente.
- Preséntalo como un beneficio: Menciona por qué la estás usando. Frases como "para asegurarme de capturar todos los detalles" o "para poder concentrarme en nuestra conversación" explican el beneficio para todos los involucrados.
Frases de ejemplo para diferentes contextos
Tu relación con los participantes y la formalidad de la reunión influirán en cómo formules tu aviso. Aquí tienes ejemplos para situaciones comunes.
Reuniones de negocios formales
En reuniones con nuevos clientes, posibles inversores o directivos de alto nivel, tu tono debe ser profesional y claro.
Justo al principio de la llamada:
"Before we begin, I want to let everyone know that I'll be using a transcription tool to help me take accurate notes for my personal use. The transcript won't be shared." (Antes de empezar, quiero que sepan que usaré una herramienta de transcripción para tomar notas precisas para mi uso personal. La transcripción no se compartirá).
"To ensure I capture all the important points from our discussion today, I'll have a transcription tool running on my end. I hope that's alright with everyone." (Para asegurarme de capturar todos los puntos importantes de nuestra discusión de hoy, tendré una herramienta de transcripción funcionando de mi lado. Espero que todos estén de acuerdo).
"Just for transparency, I'm using a transcription aid to help with my notes so I can stay fully engaged in our conversation." (Solo para ser transparente, estoy usando una ayuda de transcripción para mis notas, así puedo mantenerme totalmente enfocado en nuestra conversación).
Reuniones internas de equipo
Con colegas con los que trabajas regularmente, puedes ser más casual. Después de habérselo dicho una vez, puede que no necesites repetirlo en cada reunión diaria, pero es una buena práctica para reuniones de proyectos importantes o cuando se unen nuevos miembros.
Frases para tu equipo:
"Hey everyone, just a heads-up, I've got my transcriber on to catch action items." (Hola a todos, solo para avisarles, tengo mi transcriptor activado para registrar los puntos de acción).
"Quick note, I'm using a tool to transcribe this so I don't miss any details while we're planning." (Un aviso rápido, estoy usando una herramienta para transcribir esto y así no perderme ningún detalle mientras planificamos).
"As usual, I'll be using a transcription app for my notes. Let me know if you have any concerns." (Como de costumbre, usaré una app de transcripción para mis notas. Avísenme si tienen alguna inquietud).
Investigación de usuarios y entrevistas con clientes
En estas sesiones, la precisión es primordial. La mayoría de los participantes entenderán y apreciarán tu compromiso de capturar sus comentarios correctamente. El consentimiento es especialmente importante aquí.
Frases para entrevistas:
"Thanks for speaking with me today. To make sure I can focus on what you're saying and capture your feedback accurately, I'd like to use a transcription tool to take notes. Is that okay with you?" (Gracias por hablar conmigo hoy. Para asegurarme de que puedo concentrarme en lo que dices y capturar tus comentarios con precisión, me gustaría usar una herramienta de transcripción para tomar notas. ¿Estás de acuerdo?).
"This conversation will be incredibly helpful for our research. With your permission, I'll use a transcription tool so I don't have to worry about writing everything down and can listen more carefully." (Esta conversación será increíblemente útil para nuestra investigación. Con tu permiso, usaré una herramienta de transcripción para no tener que preocuparme por escribir todo y poder escuchar con más atención).
Llamadas de soporte y ventas
En un contexto de soporte o ventas, la transcripción te ayuda a hacer un seguimiento de las necesidades y compromisos del cliente. Preséntalo como un beneficio para ellos, una forma de garantizar un mejor servicio.
Frases para llamadas con clientes:
"To ensure I'm getting all the details of your issue correctly, I'll be using a transcription tool for my notes during this call." (Para asegurarme de que estoy entendiendo todos los detalles de tu problema correctamente, usaré una herramienta de transcripción para mis notas durante esta llamada).
"So that I can document your requirements accurately for my team, I'll have a transcription tool running on my side. This is just for our internal records." (Para poder documentar tus requerimientos con precisión para mi equipo, tendré una herramienta de transcripción funcionando de mi lado. Esto es solo para nuestros registros internos).
Si tu trabajo implica interactuar en varios idiomas, también puedes mencionarlo. Por ejemplo, una herramienta como Subtl puede proporcionar traducción en vivo. Podrías decir:
"I'm using a tool that helps me with live translation and note-taking to make sure I understand you perfectly." (Estoy usando una herramienta que me ayuda con la traducción en vivo y la toma de notas para asegurarme de que te entiendo perfectamente).
Entrevistas de trabajo (como candidato)
Esta es un área delicada. Primero, siempre verifica la política de la empresa. Algunas organizaciones prohíben el uso de cualquier herramienta de asistencia o grabación durante las entrevistas. Si no está explícitamente prohibido, aun así debes pedir permiso. Preséntalo como una herramienta para la comprensión, especialmente si la entrevista es en un idioma que no es tu lengua materna.
Cómo pedir permiso:
"As English is my second language, I want to be sure I fully understand your questions. Would you be comfortable if I used a personal transcription tool on my computer to help me follow along? It's just for my own use during our conversation." (Como el inglés es mi segundo idioma, quiero asegurarme de entender completamente tus preguntas. ¿Te sentirías cómodo si uso una herramienta de transcripción personal en mi computadora para ayudarme a seguir la conversación? Es solo para mi propio uso durante nuestra charla).
Nunca uses una herramienta de este tipo sin permiso explícito en una entrevista. La transparencia es fundamental para demostrar que eres un candidato honesto.
Cómo responder si te hacen preguntas
Si alguien parece dudar o pide más información, prepárate con una respuesta tranquila y clara.
Si preguntan "¿Por qué?"
"It helps me concentrate on the conversation instead of typing notes. This way, I can be more present and make sure I don't miss anything important you say." (Me ayuda a concentrarme en la conversación en lugar de escribir notas. De esta manera, puedo estar más presente y asegurarme de no perderme nada importante de lo que dices).
Si preguntan "¿Esto se está grabando?" Sé honesto sobre lo que hace tu herramienta. Algunas herramientas guardan el audio, mientras que otras no.
"My tool generates a live text transcript, but it doesn't store the audio of our conversation. The text is just for my personal notes." (Mi herramienta genera una transcripción de texto en vivo, pero no almacena el audio de nuestra conversación. El texto es solo para mis notas personales).
Si preguntan "¿Vas a compartir la transcripción?" Sé claro sobre el propósito. Si planeas generar y compartir un resumen, es bueno decirlo.
"The full transcript is just for my reference, but I'll use it to draft a summary and list of action items that I'll share with everyone after the call." (La transcripción completa es solo para mi referencia, pero la usaré para redactar un resumen y una lista de puntos de acción que compartiré con todos después de la llamada). Muchas herramientas pueden ayudarte a generar estos resúmenes automáticamente, ahorrándote tiempo. Para más información, consulta nuestra guía sobre cómo crear notas de reunión sin un bot.
Si dicen "No." Respeta sus deseos de inmediato y sin discutir. Tu capacidad para construir una relación es más importante que una transcripción perfecta.
"Of course, not a problem at all. I'll turn it off right now and take notes the old-fashioned way." (Claro, no hay ningún problema. La apagaré ahora mismo y tomaré notas a la antigua). Luego, asegúrate de apagarla.
Errores comunes que debes evitar
- No informar en absoluto: Este es el mayor error. Puede dañar la confianza si se descubre y puede tener consecuencias legales.
- Mencionarlo demasiado tarde: Anunciar al final que has estado transcribiendo una llamada es tan malo como no mencionarlo en absoluto. Dilo durante el primer minuto.
- Disculparse: Decir "Lo siento mucho, pero te importaría si..." hace que parezca que estás haciendo algo malo. Sé seguro y directo.
- Usar un lenguaje confuso: Evita términos como "asistente de reuniones con IA", "bot estenógrafo" o nombres de software específicos. "Herramienta de transcripción para notas" es simple y se entiende universalmente.
Usar una herramienta de transcripción es una práctica estándar y efectiva para los profesionales modernos. La clave es ser abierto y claro con tus colaboradores. Al usar las frases y principios sencillos anteriores, puedes hacer que el informar sea una parte fluida de tus reuniones, construyendo confianza mientras te aseguras de tener los registros precisos que necesitas para hacer tu mejor trabajo.
Herramientas como Subtl se ejecutan directamente en tu escritorio, por lo que ningún bot se une a tu llamada, haciendo la experiencia menos invasiva para otros participantes. Ya sea que necesites transcripción en vivo, traducción o un apuntador con IA para ayudarte a formular tus pensamientos, está diseñado para ayudarte a comunicarte de manera más efectiva. Descubre más en subtl.me.
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