Cách thông báo bạn đang dùng công cụ gỡ băng

Sử dụng công cụ gỡ băng (chuyển giọng nói thành văn bản) trong cuộc họp có thể giúp bạn tập trung vào cuộc trò chuyện thay vì ghi chép. Đối với những người làm việc bằng ngôn ngữ thứ hai, đây cũng là một cách hiệu quả để xem lại chi tiết và đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót. Nhưng khi nào và làm thế nào bạn nên thông báo cho những người khác trong cuộc gọi rằng bạn đang sử dụng công cụ này?

Việc minh bạch không chỉ là vấn đề lịch sự; ở một số nơi, đó còn là yêu cầu pháp lý. Hướng dẫn này cung cấp các mẫu câu rõ ràng, đơn giản mà bạn có thể sử dụng để thông báo về việc dùng công cụ gỡ băng một cách tự tin và chuyên nghiệp trong nhiều tình huống khác nhau.

Tại sao bạn nên thông báo việc gỡ băng

Trước khi đi vào các mẫu câu cụ thể, hãy cùng tìm hiểu ba lý do chính tại sao việc thông báo cho người khác là điều cần thiết.

1. Tuân thủ pháp luật: Các luật lệ về ghi âm và gỡ băng cuộc gọi khác nhau đáng kể tùy theo địa điểm. Một số khu vực pháp lý chỉ yêu cầu sự đồng ý của một người trong cuộc gọi (luật đồng thuận một bên), trong khi những nơi khác yêu cầu tất cả mọi người phải đồng ý (luật đồng thuận tất cả các bên). Thông báo việc sử dụng công cụ gỡ băng là cách đơn giản nhất để đảm bảo bạn tôn trọng quyền của mọi người và tuân thủ pháp luật. Bạn có trách nhiệm tìm hiểu các quy định áp dụng cho cuộc gọi của mình. Để biết thêm về vấn đề này, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về luật gỡ băng.

2. Lịch sự chuyên nghiệp: Việc đột nhiên nhận ra một cuộc trò chuyện đang được ghi lại có thể khiến mọi người không thoải mái. Thông báo cho họ vào đầu cuộc gọi là một dấu hiệu của sự tôn trọng. Điều đó cho thấy bạn coi trọng sự minh bạch và cho họ cơ hội đặt câu hỏi. Hành động đơn giản này giúp xây dựng lòng tin, nền tảng của bất kỳ mối quan hệ công việc tốt đẹp nào.

3. Thiết lập kỳ vọng: Khi bạn nói rằng bạn đang sử dụng một công cụ để hỗ trợ ghi chép, bạn đang định hình nó như một bước tích cực hướng tới sự chính xác và tập trung. Điều này cho mọi người biết bạn nghiêm túc trong việc ghi lại những gì họ nói, điều mà hầu hết mọi người sẽ đánh giá cao.

Các nguyên tắc chính khi thông báo

Khi bạn thông báo cho ai đó rằng bạn đang sử dụng công cụ gỡ băng, cách bạn truyền đạt cũng quan trọng như lời nói của bạn. Hãy ghi nhớ những nguyên tắc sau:

• Thẳng thắn và tự tin: Hãy nói điều đó một cách đơn giản như một phần của việc thiết lập cuộc họp. Đừng tỏ ra hối lỗi; bạn đang sử dụng một công cụ chuyên nghiệp để làm tốt hơn công việc của mình.
• Giữ cho đơn giản: Tránh dùng các thuật ngữ kỹ thuật. Bạn không cần phải nêu tên phần mềm hay giải thích cách nó hoạt động trừ khi được hỏi. "Một công cụ gỡ băng để ghi chép" thường là đủ.
• Nêu bật lợi ích: Đề cập đến lý do bạn sử dụng nó. Các cụm từ như "to make sure I capture all the details" (để đảm bảo tôi ghi lại đầy đủ các chi tiết) hoặc "so I can focus on our conversation" (để tôi có thể tập trung vào cuộc trò chuyện của chúng ta) giải thích lợi ích cho tất cả những người tham gia.

Mẫu câu cho các bối cảnh khác nhau

Mối quan hệ của bạn với những người tham gia và tính trang trọng của cuộc họp sẽ định hình cách bạn diễn đạt thông báo của mình. Dưới đây là các ví dụ cho các tình huống phổ biến.

Các cuộc họp kinh doanh trang trọng

Trong các cuộc họp với khách hàng mới, nhà đầu tư tiềm năng hoặc lãnh đạo cấp cao, giọng điệu của bạn nên chuyên nghiệp và rõ ràng.

Ngay khi bắt đầu cuộc gọi:

"Before we begin, I want to let everyone know that I'll be using a transcription tool to help me take accurate notes for my personal use. The transcript won't be shared." (Nghĩa là: "Trước khi bắt đầu, tôi muốn thông báo cho mọi người biết rằng tôi sẽ sử dụng một công cụ gỡ băng để giúp tôi ghi chép chính xác cho mục đích cá nhân. Bản ghi sẽ không được chia sẻ.")

"To ensure I capture all the important points from our discussion today, I'll have a transcription tool running on my end. I hope that's alright with everyone." (Nghĩa là: "Để đảm bảo tôi ghi lại tất cả các điểm quan trọng từ cuộc thảo luận hôm nay, tôi sẽ bật một công cụ gỡ băng. Hy vọng mọi người đều đồng ý.")

"Just for transparency, I'm using a transcription aid to help with my notes so I can stay fully engaged in our conversation." (Nghĩa là: "Chỉ để minh bạch, tôi đang sử dụng một công cụ hỗ trợ gỡ băng để ghi chép, giúp tôi có thể hoàn toàn tập trung vào cuộc trò chuyện của chúng ta.")

Các cuộc họp nội bộ

Với các đồng nghiệp mà bạn làm việc thường xuyên, bạn có thể nói chuyện thân mật hơn. Sau khi đã thông báo một lần, bạn có thể không cần lặp lại trong mỗi cuộc họp đứng hàng ngày, nhưng đó là một thói quen tốt cho các cuộc họp dự án quan trọng hoặc khi có thành viên mới tham gia.

Mẫu câu cho đội nhóm của bạn:

"Hey everyone, just a heads-up, I've got my transcriber on to catch action items." (Nghĩa là: "Chào mọi người, chỉ thông báo nhanh là tôi đang bật công cụ gỡ băng để ghi lại các mục cần làm.")

"Quick note, I'm using a tool to transcribe this so I don't miss any details while we're planning." (Nghĩa là: "Lưu ý nhanh, tôi đang dùng một công cụ để gỡ băng cuộc họp này để không bỏ lỡ chi tiết nào trong lúc chúng ta lên kế hoạch.")

"As usual, I'll be using a transcription app for my notes. Let me know if you have any concerns." (Nghĩa là: "Như thường lệ, tôi sẽ dùng ứng dụng gỡ băng để ghi chép. Nếu có gì lo ngại thì cho tôi biết nhé.")

Nghiên cứu người dùng và phỏng vấn khách hàng

Trong các buổi này, sự chính xác là tối quan trọng. Hầu hết người tham gia sẽ hiểu và đánh giá cao cam kết của bạn trong việc ghi lại phản hồi của họ một cách chính xác. Sự đồng ý đặc biệt quan trọng ở đây.

Mẫu câu cho các cuộc phỏng vấn:

"Thanks for speaking with me today. To make sure I can focus on what you're saying and capture your feedback accurately, I'd like to use a transcription tool to take notes. Is that okay with you?" (Nghĩa là: "Cảm ơn bạn đã nói chuyện với tôi hôm nay. Để đảm bảo tôi có thể tập trung vào những gì bạn nói và ghi lại phản hồi của bạn một cách chính xác, tôi muốn sử dụng một công cụ gỡ băng để ghi chép. Bạn có đồng ý không?")

"This conversation will be incredibly helpful for our research. With your permission, I'll use a transcription tool so I don't have to worry about writing everything down and can listen more carefully." (Nghĩa là: "Cuộc trò chuyện này sẽ vô cùng hữu ích cho nghiên cứu của chúng tôi. Nếu bạn cho phép, tôi sẽ sử dụng một công cụ gỡ băng để không phải lo lắng về việc ghi lại mọi thứ và có thể lắng nghe cẩn thận hơn.")

Cuộc gọi hỗ trợ và bán hàng

Trong bối cảnh hỗ trợ hoặc bán hàng, việc gỡ băng giúp bạn theo dõi nhu cầu và cam kết của khách hàng. Hãy trình bày nó như một lợi ích cho họ—một cách để đảm bảo dịch vụ tốt hơn.

Mẫu câu cho các cuộc gọi với khách hàng:

"To ensure I'm getting all the details of your issue correctly, I'll be using a transcription tool for my notes during this call." (Nghĩa là: "Để đảm bảo tôi nắm bắt chính xác tất cả các chi tiết về vấn đề của bạn, tôi sẽ sử dụng một công cụ gỡ băng để ghi chép trong cuộc gọi này.")

"So that I can document your requirements accurately for my team, I'll have a transcription tool running on my side. This is just for our internal records." (Nghĩa là: "Để tôi có thể ghi lại các yêu cầu của bạn một cách chính xác cho đội của tôi, tôi sẽ bật một công cụ gỡ băng. Dữ liệu này chỉ dành cho hồ sơ nội bộ của chúng tôi.")

Nếu công việc của bạn liên quan đến việc làm việc đa ngôn ngữ, bạn cũng có thể đề cập đến điều đó. Ví dụ, một công cụ như Subtl có thể cung cấp bản dịch trực tiếp. Bạn có thể nói:

"I'm using a tool that helps me with live translation and note-taking to make sure I understand you perfectly." (Nghĩa là: "Tôi đang sử dụng một công cụ giúp dịch trực tiếp và ghi chép để đảm bảo tôi hiểu bạn một cách hoàn hảo.")

Phỏng vấn xin việc (với tư cách ứng viên)

Đây là một lĩnh vực nhạy cảm. Đầu tiên, luôn kiểm tra chính sách của công ty. Một số tổ chức cấm sử dụng bất kỳ công cụ hỗ trợ hoặc ghi âm nào trong các cuộc phỏng vấn. Nếu không bị cấm rõ ràng, bạn vẫn phải xin phép. Hãy trình bày nó như một công cụ để hiểu rõ hơn, đặc biệt nếu bạn đang phỏng vấn bằng một ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ.

Cách xin phép:

"As English is my second language, I want to be sure I fully understand your questions. Would you be comfortable if I used a personal transcription tool on my computer to help me follow along? It's just for my own use during our conversation." (Nghĩa là: "Vì tiếng Anh là ngôn ngữ thứ hai của tôi, tôi muốn chắc chắn rằng mình hiểu đầy đủ các câu hỏi của bạn. Bạn có phiền không nếu tôi sử dụng một công cụ gỡ băng cá nhân trên máy tính để giúp tôi theo dõi? Nó chỉ dành cho mục đích sử dụng cá nhân của tôi trong cuộc trò chuyện này.")

Không bao giờ sử dụng một công cụ như vậy mà không có sự cho phép rõ ràng trong một cuộc phỏng vấn. Sự minh bạch là rất quan trọng để cho thấy bạn là một ứng viên trung thực.

Cách trả lời nếu họ đặt câu hỏi

Nếu ai đó có vẻ do dự hoặc yêu cầu thêm thông tin, hãy chuẩn bị một câu trả lời bình tĩnh, rõ ràng.

• Nếu họ hỏi "Why?" (Tại sao?)

  "It helps me concentrate on the conversation instead of typing notes. This way, I can be more present and make sure I don't miss anything important you say." (Nghĩa là: "Nó giúp tôi tập trung vào cuộc trò chuyện thay vì gõ ghi chú. Bằng cách này, tôi có thể hiện diện hơn và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng bạn nói.")

• Nếu họ hỏi "Is this being recorded?" (Cuộc gọi này có được ghi âm không?) Hãy trung thực về những gì công cụ của bạn làm. Một số công cụ lưu trữ âm thanh, trong khi những công cụ khác thì không.

  "My tool generates a live text transcript, but it doesn't store the audio of our conversation. The text is just for my personal notes." (Nghĩa là: "Công cụ của tôi tạo ra một bản ghi văn bản trực tiếp, nhưng nó không lưu trữ âm thanh của cuộc trò chuyện. Văn bản chỉ dành cho ghi chú cá nhân của tôi.")

• Nếu họ hỏi "Will you share the transcript?" (Bạn có chia sẻ bản ghi không?) Hãy nói rõ về mục đích. Nếu bạn dự định tạo và chia sẻ một bản tóm tắt, bạn nên nói như vậy.

  "The full transcript is just for my reference, but I'll use it to draft a summary and list of action items that I'll share with everyone after the call." (Nghĩa là: "Bản ghi đầy đủ chỉ để tôi tham khảo, nhưng tôi sẽ dùng nó để soạn một bản tóm tắt và danh sách các mục cần làm để chia sẻ với mọi người sau cuộc gọi.") Nhiều công cụ có thể giúp bạn tạo các bản tóm tắt này tự động, tiết kiệm thời gian cho bạn. Để biết thêm về điều này, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo ghi chú cuộc họp mà không cần bot.

• Nếu họ nói "No." (Không.) Hãy tôn trọng mong muốn của họ ngay lập tức và không tranh cãi. Khả năng xây dựng mối quan hệ quan trọng hơn một bản ghi hoàn hảo.

  "Of course, not a problem at all. I'll turn it off right now and take notes the old-fashioned way." (Nghĩa là: "Tất nhiên, không vấn đề gì cả. Tôi sẽ tắt nó ngay bây giờ và ghi chép theo cách truyền thống.") Sau đó, hãy chắc chắn rằng bạn đã tắt nó.

Những lỗi thường gặp cần tránh

1. Không thông báo gì cả: Đây là sai lầm lớn nhất. Nó có thể làm hỏng lòng tin nếu bị phát hiện và có thể gây ra hậu quả pháp lý.
2. Đề cập quá muộn: Thông báo rằng bạn đã gỡ băng một cuộc gọi vào cuối buổi cũng tệ như không đề cập gì cả. Hãy nói về nó trong phút đầu tiên.
3. Tỏ ra hối lỗi: Nói "Tôi rất xin lỗi, nhưng bạn có phiền không nếu..." làm cho nó nghe như bạn đang làm điều gì đó sai trái. Hãy tự tin và thẳng thắn.
4. Sử dụng ngôn ngữ khó hiểu: Tránh các thuật ngữ như "trợ lý cuộc họp AI", "bot tốc ký" hoặc tên phần mềm cụ thể. "Công cụ gỡ băng để ghi chép" là đơn giản và được hiểu rộng rãi.

Sử dụng công cụ gỡ băng là một phương pháp tiêu chuẩn và hiệu quả cho các chuyên gia hiện đại. Chìa khóa là cởi mở và rõ ràng với các cộng tác viên của bạn. Bằng cách sử dụng các mẫu câu và nguyên tắc đơn giản ở trên, bạn có thể biến việc thông báo trở thành một phần liền mạch trong các cuộc họp của mình, xây dựng lòng tin đồng thời đảm bảo bạn có những bản ghi chính xác cần thiết để làm việc tốt nhất.

Các công cụ như Subtl chạy trực tiếp trên máy tính của bạn, vì vậy không có bot nào tham gia cuộc gọi, giúp trải nghiệm ít gây khó chịu hơn cho những người tham gia khác. Cho dù bạn cần gỡ băng trực tiếp, dịch thuật hay một công cụ gợi ý AI để giúp bạn hình thành suy nghĩ, nó được thiết kế để giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn. Tìm hiểu thêm tại subtl.me.