Bí quyết nghe hiểu người nói tiếng Anh nhanh khi họp online

Đây là một thách thức phổ biến đối với những người làm việc bằng ngôn ngữ thứ hai: bạn đang trong một cuộc gọi video, chủ đề rất quan trọng, và một trong những người bản xứ đang nói nhanh như gió. Bạn cố gắng lắng nghe, dịch trong đầu và hình thành câu trả lời, nhưng lại liên tục bị tụt lại phía sau. Bài viết này cung cấp các chiến lược thực tế để giúp bạn điều hướng các cuộc trò chuyện tốc độ nhanh này với sự kiểm soát và tự tin hơn.

Trước cuộc gọi: Chuẩn bị để thành công

Sự tự tin trong việc thấu hiểu bắt đầu ngay cả trước khi bạn nhấp vào nút “Tham gia”. Vài phút chuẩn bị có thể thay đổi đáng kể khả năng theo dõi một cuộc trò chuyện có nhịp độ nhanh của bạn.

Nghiên cứu bối cảnh

Nếu bạn biết chủ đề của cuộc họp, hãy thực hiện một số nghiên cứu ngắn gọn. Tra cứu các thuật ngữ, từ viết tắt và khái niệm chính bằng cả tiếng Anh và tiếng mẹ đẻ của bạn. Nếu bạn biết ai sẽ tham gia cuộc gọi, việc xem nhanh hồ sơ nghề nghiệp của họ có thể cung cấp cho bạn bối cảnh về vai trò và quan điểm tiềm năng của họ. Việc làm quen trước với chủ đề giúp giảm bớt gánh nặng nhận thức khi phải cố gắng hiểu các khái niệm mới và lời nói nhanh cùng một lúc.

Tối ưu hóa môi trường của bạn

Không gian làm việc vật lý của bạn quan trọng hơn bạn nghĩ.

• Sử dụng tai nghe chất lượng: Tai nghe chụp tai thường tốt hơn tai nghe nhét tai trong việc tách giọng nói của người nói và chặn tiếng ồn xung quanh. Điều này đảm bảo bạn nghe được âm thanh rõ ràng nhất có thể.
• Kiểm tra kết nối mạng: Một kết nối internet ổn định giúp âm thanh không bị ngắt quãng hoặc méo tiếng, điều này có thể khiến việc hiểu một người nói nhanh trở nên bất khả thi.
• Tìm một không gian yên tĩnh: Giảm thiểu tiếng ồn xung quanh trong môi trường của chính bạn. Não của bạn càng ít phải lọc bỏ tạp âm, nó càng có thể tập trung vào lời nói của người nói.

Chuẩn bị tâm thế

Hãy bước vào cuộc gọi với một mục tiêu thực tế. Bạn không cần phải hiểu từng từ một để nắm được thông điệp. Người bản xứ thường sử dụng các từ đệm và cách nói thông tục không phải là trọng tâm của vấn đề. Hãy cho phép bản thân tập trung vào các ý chính, các quyết định quan trọng và các mục hành động. Chấp nhận rằng bạn có thể bỏ lỡ một vài từ có thể làm giảm lo lắng và, một cách nghịch lý, giúp bạn thư giãn và tiếp thu nhiều hơn.

Trong cuộc gọi: Các kỹ thuật lắng nghe chủ động

Khi cuộc gọi bắt đầu, bạn có thể sử dụng một số kỹ thuật để quản lý luồng thông tin và cải thiện khả năng hiểu trong thời gian thực.

Lắng nghe ý chính, không phải từng từ

Thay vì cố gắng nắm bắt mọi giới từ và mạo từ, hãy rèn luyện tai của bạn để bắt những từ quan trọng nhất: danh từ, động từ, tên, ngày tháng và con số. Những từ khóa này tạo thành bộ khung của thông điệp. Nếu bạn có thể nắm bắt các thành phần cốt lõi—ai đang làm gì và khi nào—bạn thường có thể ghép nối ý nghĩa, ngay cả khi bạn bỏ lỡ một số cụm từ nối.

Theo dõi các tín hiệu của người nói

Những người nói nhanh thường sử dụng các tín hiệu bằng lời và phi ngôn ngữ để cấu trúc bài nói của họ. Chú ý đến những điều này có thể giúp bạn dự đoán cuộc trò chuyện sẽ đi đến đâu.

• Ngôn ngữ chỉ dẫn (Signposting language): Lắng nghe các từ và cụm từ báo hiệu cấu trúc, chẳng hạn như “First…” (Đầu tiên…), “On the other hand…” (Mặt khác…), “The main issue is…” (Vấn đề chính là…), hoặc “In conclusion…” (Tóm lại…). Chúng hoạt động như một bản đồ cho suy nghĩ của họ.
• Giọng điệu và nhấn mạnh: Chú ý những từ mà người nói nhấn mạnh. Họ thường nhấn mạnh những phần quan trọng nhất trong thông điệp của mình. Sự thay đổi trong giọng điệu hoặc một khoảng dừng ngắn cũng có thể báo hiệu sự thay đổi chủ đề.

Ghi chú một cách có chiến lược

Đừng cố gắng viết lại mọi thứ họ nói; đó là cách chắc chắn để bị tụt lại phía sau. Thay vào đó, hãy thực hành ghi chú một cách có chiến lược. Tạo một hệ thống đơn giản cho riêng bạn. Bạn có thể có các phần cho các quyết định quan trọng, câu hỏi bạn có, và các mục hành động với người phụ trách và hạn chót. Chỉ ghi lại những thông tin quan trọng giúp bạn luôn tham gia mà không bị quá tải.

Cách ngắt lời và yêu cầu làm rõ một cách lịch sự

Nhiều người không phải là người bản xứ lo lắng rằng việc yêu cầu ai đó lặp lại hoặc nói chậm lại sẽ khiến họ có vẻ kém năng lực. Sự thật thì ngược lại. Yêu cầu làm rõ cho thấy bạn đang tham gia, chú ý và cam kết hiểu đúng. Đó là dấu hiệu của một người chuyên nghiệp cần mẫn.

Đây là một số cụm từ lịch sự, hiệu quả bạn có thể sử dụng.

Để yêu cầu ai đó nói chậm lại

Hãy trình bày điều này như một yêu cầu giúp bạn, chứ không phải là một lời chỉ trích họ. Điều này làm cho nó mang tính hợp tác.

• “This is a really important point and I want to make sure I get it right. Would you mind slowing down just a bit?” (Nghĩa là: “Đây là một điểm rất quan trọng và tôi muốn đảm bảo mình hiểu đúng. Bạn có phiền nói chậm lại một chút được không?”)
• “I’m taking notes to share with my team. Could you speak a little more slowly so I can capture everything accurately?” (Nghĩa là: “Tôi đang ghi chú để chia sẻ với nhóm của mình. Bạn có thể nói chậm lại một chút để tôi có thể ghi lại mọi thứ một cách chính xác được không?”)

Để yêu cầu lặp lại

Hãy nói cụ thể về những gì bạn đã bỏ lỡ. Điều này tiết kiệm thời gian và cho thấy bạn đã lắng nghe.

• “I’m sorry, I didn’t quite catch that last part about the Q4 projections. Could you say it again?” (Nghĩa là: “Xin lỗi, tôi không nghe rõ phần cuối về dự báo Quý 4. Bạn có thể nói lại được không?”)
• “My audio cut out for a second. Could you please repeat the name of the new contact?” (Nghĩa là: “Âm thanh của tôi bị ngắt trong một giây. Bạn có thể vui lòng lặp lại tên của người liên hệ mới được không?”)
• “Could you spell that name/acronym for me, please?” (Nghĩa là: “Bạn có thể vui lòng đánh vần tên/từ viết tắt đó cho tôi được không?”)

Để xác nhận lại cách hiểu của bạn

Đây có lẽ là kỹ thuật mạnh mẽ nhất. Diễn giải lại những gì bạn đã nghe và yêu cầu xác nhận đảm bảo rằng bạn đang hiểu đúng và làm rõ mọi sự hiểu lầm trước khi chúng trở thành vấn đề. Để biết thêm ví dụ, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi với các cụm từ tiếng Anh để làm rõ trong cuộc gọi.

• “Let me make sure I have this right. You’re saying we should delay the launch until the user feedback is incorporated. Is that correct?” (Nghĩa là: “Để tôi chắc chắn rằng mình đã hiểu đúng. Bạn đang nói rằng chúng ta nên trì hoãn việc ra mắt cho đến khi phản hồi của người dùng được tích hợp. Có đúng không?”)
• “So, just to confirm, my main action item is to send you the revised budget by Friday EOD?” (Nghĩa là: “Vậy, để xác nhận lại, mục hành động chính của tôi là gửi cho bạn ngân sách đã sửa đổi trước cuối ngày thứ Sáu?”)

Sử dụng công nghệ như một phương án dự phòng

Ngay cả với kỹ năng nghe tốt nhất, một người nói nhanh vẫn có thể là một thách thức. Công nghệ hiện đại có thể cung cấp một hệ thống hỗ trợ thời gian thực để thu hẹp khoảng cách.

Phụ đề trực tiếp tích hợp sẵn

Hầu hết các nền tảng hội nghị truyền hình lớn (như Zoom, Google Meet và Microsoft Teams) đều có tính năng phụ đề trực tiếp tích hợp. Bật tính năng này là một bước khởi đầu tốt. Chúng cung cấp một phiên bản văn bản của âm thanh, có thể giúp bạn nắm bắt những từ bạn có thể đã bỏ lỡ. Tuy nhiên, độ chính xác của chúng có thể thay đổi, và chúng thường không cung cấp bản dịch.

Các công cụ ghi chép chuyên dụng

Để có một giải pháp mạnh mẽ hơn, một ứng dụng máy tính chuyên dụng có thể cung cấp một bản ghi chép thời gian thực với độ chính xác cao. Ví dụ, một công cụ như Subtl có thể chạy trên bất kỳ ứng dụng gọi nào trên máy tính của bạn và cho bạn thấy ai đang nói gì, ngay khi họ nói. Đối với người không phải là người bản xứ, lợi thế chính là nó cũng có thể cung cấp một bản dịch trực tiếp của cuộc trò chuyện sang ngôn ngữ của bạn, ngay bên cạnh bản ghi chép gốc. Điều này cho phép bạn đọc bằng tiếng mẹ đẻ nếu bạn bị lạc, mà không làm mất bối cảnh của cuộc trò chuyện tiếng Anh gốc. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách hoạt động của dịch thuật trực tiếp.

Lưu ý về việc xin phép

Sử dụng bất kỳ hình thức ghi chép nào, dù là tính năng tích hợp hay một ứng dụng riêng biệt, đều có thể có những hàm ý pháp lý. Ở nhiều nơi, bạn được yêu cầu phải có sự đồng ý của tất cả những người tham gia trước khi bạn ghi chép một cuộc trò chuyện. Luôn luôn là một thông lệ tốt nhất để minh bạch. Bạn có thể bắt đầu cuộc họp bằng cách nói một câu đơn giản như, “Just to be sure I don’t miss anything, I’ll be using a live transcription tool for my personal notes. I hope that’s okay with everyone.” (Nghĩa là: “Để chắc chắn rằng tôi không bỏ lỡ bất cứ điều gì, tôi sẽ sử dụng một công cụ ghi chép trực tiếp cho ghi chú cá nhân của mình. Tôi hy vọng mọi người đều đồng ý.”). Để biết thêm chi tiết về trách nhiệm của bạn, vui lòng xem lại hướng dẫn của chúng tôi về các cân nhắc pháp lý.

Sau cuộc gọi: Củng cố lại những gì bạn đã hiểu

Công việc của bạn chưa kết thúc khi cuộc gọi kết thúc. Bước cuối cùng là đảm bảo rằng sự hiểu biết của bạn được củng cố và chính xác.

Xem lại và hoàn thiện ghi chú của bạn

Ngay sau cuộc gọi, khi cuộc trò chuyện vẫn còn mới trong tâm trí bạn, hãy dành năm phút để xem lại ghi chú của mình. Chỉnh sửa chúng, diễn giải các từ viết tắt, và điền vào bất kỳ khoảng trống nào bạn nhớ. Quá trình này củng cố thông tin trong bộ nhớ của bạn.

Gửi email tóm tắt

Đây là một trong những thói quen chuyên nghiệp hiệu quả nhất bạn có thể xây dựng. Gửi một email theo dõi ngắn gọn cho những người tham gia liên quan để tóm tắt các điểm thảo luận chính, các quyết định đã đưa ra và các mục hành động. Điều này phục vụ hai mục đích: nó xác nhận sự hiểu biết của bạn một cách công khai, cho người khác cơ hội sửa chữa cho bạn, và nó tạo ra một bản ghi bằng văn bản giúp ngăn ngừa sự nhầm lẫn trong tương lai.

Email của bạn có thể đơn giản:

Chủ đề: Tóm tắt nhanh về cuộc gọi của chúng ta

Chào cả nhóm,

Cảm ơn vì cuộc trao đổi hiệu quả hôm nay. Để đảm bảo tất cả chúng ta đều thống nhất, đây là tóm tắt của tôi về các mục hành động chính:

• [Mục hành động 1]: Giao cho [Tên người thực hiện], hạn chót [Ngày hết hạn].
• [Mục hành động 2]: Giao cho [Tên người thực hiện], hạn chót [Ngày hết hạn].

Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có bỏ sót hoặc hiểu sai điều gì.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Mọi việc sẽ dễ dàng hơn khi luyện tập

Hiểu được những người nói tiếng Anh nhanh trong các cuộc gọi là một kỹ năng, và giống như bất kỳ kỹ năng nào, nó sẽ cải thiện khi được luyện tập có chủ đích. Bằng cách chuẩn bị trước, sử dụng các chiến lược lắng nghe chủ động, yêu cầu làm rõ một cách lịch sự và tận dụng công nghệ, bạn có thể biến những tình huống căng thẳng thành cơ hội để giao tiếp hiệu quả. Mỗi cuộc gọi là một cơ hội để hoàn thiện phương pháp của bạn.

Khi bạn thực hành các kỹ thuật này, việc có một công cụ đáng tin cậy có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể. Một ứng dụng như Subtl cung cấp bản ghi chép trực tiếp và ghi chú tự động để đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ một chi tiết quan trọng nào, cho phép bạn tham gia vào các cuộc trò chuyện có nhịp độ nhanh với ít căng thẳng và tự tin hơn. Xem cách nó hoạt động tại subtl.me để làm cho cuộc gọi tiếp theo của bạn dễ dàng hơn một chút.