Mẫu câu tiếng Anh để làm rõ thông tin trong cuộc gọi

Các cuộc gọi video có thể diễn ra với nhịp độ nhanh, với nhiều ý tưởng mới, thuật ngữ kỹ thuật và các mục công việc được đưa ra liên tục. Khi tiếng Anh không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn, rất dễ bỏ lỡ một chi tiết quan trọng hoặc cảm thấy ngần ngại khi phải ngắt lời. Nhưng yêu cầu làm rõ không phải là dấu hiệu của sự yếu kém; đó là biểu hiện của một chuyên gia mẫn cán, luôn tham gia tích cực và coi trọng sự chính xác.

Hướng dẫn này cung cấp một danh sách các mẫu câu có cấu trúc để giúp bạn làm rõ thông tin một cách lịch sự và hiệu quả trong bất kỳ cuộc gọi công việc nào. Sử dụng chúng sẽ giúp bạn ngăn chặn những hiểu lầm tai hại, xây dựng lòng tin với đồng nghiệp và đảm bảo mọi người đều thống nhất ý kiến.

Nguyên tắc cốt lõi khi yêu cầu làm rõ

Trước khi đi vào các mẫu câu cụ thể, chúng ta hãy cùng tìm hiểu ba nguyên tắc định hướng khi yêu cầu làm rõ. Cách bạn hỏi cũng quan trọng như những gì bạn hỏi.

• Thời điểm là yếu tố then chốt: Tránh ngắt lời ai đó giữa câu trừ khi thực sự cần thiết. Thời điểm tốt nhất để yêu cầu làm rõ là trong một khoảng lặng tự nhiên của cuộc trò chuyện, sau khi người nói đã kết thúc ý của mình. Điều này cho thấy bạn đã lắng nghe một cách tôn trọng.
• Duy trì giọng điệu tự tin: Hãy đặt câu hỏi của bạn như một nỗ lực hợp tác để đảm bảo sự thấu hiểu lẫn nhau. Bạn không phải đang thừa nhận một lỗi sai; bạn đang đảm bảo sự thành công của dự án. Hãy nói rõ ràng và với tốc độ vừa phải.
• Hãy cụ thể: Những câu hỏi mơ hồ như "I don't get it" (Tôi không hiểu) có thể gây bối rối cho người nói. Hãy chỉ rõ chính xác điều bạn cần làm rõ. Câu hỏi của bạn càng cụ thể, họ càng có thể giúp bạn nhanh chóng và chính xác hơn.

Ngân hàng mẫu câu cho các tình huống phổ biến

Hãy giữ danh sách này bên cạnh cho cuộc gọi tiếp theo của bạn. Các mẫu câu được phân loại theo từng tình huống bạn có thể gặp phải.

Khi bạn không nghe thấy điều gì đó

Điều này có thể xảy ra do kết nối kém, tiếng ồn xung quanh hoặc ai đó nói quá nhanh. Đây là vấn đề kỹ thuật, không phải vấn đề ngôn ngữ.

• Để yêu cầu ai đó lặp lại:

  • "I'm sorry, I missed that last part. Could you say it again?" (Xin lỗi, tôi đã bỏ lỡ phần cuối. Bạn có thể nói lại được không?)
  • "My connection broke up for a moment. Could you repeat what you said about the Q3 targets?" (Đường truyền của tôi bị gián đoạn một chút. Bạn có thể lặp lại những gì bạn nói về mục tiêu Quý 3 được không?)
  • "Sorry to interrupt, could you repeat the name of that document?" (Xin lỗi vì đã ngắt lời, bạn có thể lặp lại tên của tài liệu đó được không?)

• Để đề nghị ai đó nói chậm lại:

  • "Would you mind speaking a little more slowly? I want to make sure I'm getting all of this." (Bạn có phiền nói chậm lại một chút không? Tôi muốn chắc chắn rằng mình đang nắm bắt được tất cả.)
  • (Lịch sự, với cả nhóm) "This is a really important point. Let's slow down for a moment to make sure we're all on the same page." (Đây là một điểm rất quan trọng. Chúng ta hãy chậm lại một chút để đảm bảo tất cả mọi người đều đang hiểu giống nhau.)

Khi bạn không hiểu một từ hoặc cụm từ

Tiếng Anh thương mại có rất nhiều thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt và thành ngữ. Việc không biết tất cả chúng là điều hoàn toàn bình thường.

• Đối với một từ hoặc thuật ngữ cụ thể:

  • "'Synergy' is a new term for me. Could you explain what you mean by that in this context?" ('Synergy' là một thuật ngữ mới đối với tôi. Bạn có thể giải thích ý nghĩa của nó trong ngữ cảnh này được không?)
  • "Could you please clarify what you mean when you say 'low-hanging fruit'?" (Bạn có thể làm rõ ý của bạn khi nói 'low-hanging fruit' được không?)

• Đối với một từ viết tắt:

  • "Could you remind me what 'OKR' stands for?" (Bạn có thể nhắc lại cho tôi 'OKR' là viết tắt của từ gì được không?)
  • "I'm not familiar with the acronym 'KPI'. Could you spell that out?" (Tôi không quen thuộc với từ viết tắt 'KPI'. Bạn có thể nói rõ ra được không?)

Khi bạn cần thêm chi tiết hoặc ví dụ

Đôi khi bạn hiểu các từ nhưng không hiểu khái niệm rộng hơn hoặc ứng dụng thực tế của nó.

• Để yêu cầu giải thích thêm:

  • "Could you elaborate on that point about market penetration?" (Bạn có thể giải thích rõ hơn về điểm thâm nhập thị trường được không?)
  • "I'd like to understand the proposal better. Could you walk me through the main components again?" (Tôi muốn hiểu rõ hơn về đề xuất này. Bạn có thể trình bày lại các thành phần chính một lần nữa được không?)
  • "That's an interesting idea. Could you give us a bit more detail on how that would work?" (Đó là một ý tưởng thú vị. Bạn có thể cho chúng tôi biết thêm một chút chi tiết về cách nó sẽ hoạt động được không?)

• Để yêu cầu một ví dụ cụ thể:

  • "Could you provide an example of what a successful outcome would look like?" (Bạn có thể đưa ra một ví dụ về một kết quả thành công sẽ trông như thế nào được không?)
  • "I think I understand. So, for example, would that mean we should...?" (Tôi nghĩ là tôi hiểu rồi. Vậy, ví dụ, điều đó có nghĩa là chúng ta nên...?)
  • "To help me visualize it, could you give a specific case study or scenario?" (Để giúp tôi hình dung, bạn có thể đưa ra một trường hợp nghiên cứu hoặc một kịch bản cụ thể được không?)

Khi bạn muốn xác nhận lại sự thấu hiểu của mình

Đây là một trong những kỹ thuật giao tiếp mạnh mẽ nhất. Diễn giải hoặc tóm tắt lại cho thấy bạn đã lắng nghe và cho người khác cơ hội để sửa chữa bất kỳ sự hiểu lầm nào.

• Để diễn đạt lại những gì bạn đã nghe:

  • "So, if I'm understanding you correctly, the priority is to finish the user testing before we contact the new design agency. Is that right?" (Vậy, nếu tôi hiểu đúng, ưu tiên là hoàn thành việc kiểm thử người dùng trước khi chúng ta liên hệ với công ty thiết kế mới. Có đúng không?)
  • "Let me make sure I've got this. You're suggesting we postpone the launch by two weeks to implement the feedback from the beta testers. Did I capture that correctly?" (Để tôi chắc chắn rằng mình đã hiểu đúng. Bạn đang đề nghị chúng ta hoãn việc ra mắt hai tuần để triển khai phản hồi từ những người thử nghiệm beta. Tôi đã nắm bắt đúng chưa?)

• Để tóm tắt các mục công việc hoặc quyết định:

  • "Just to summarize the next steps: I will email the client for approval, and you will prepare the draft presentation. Is there anything I missed?" (Chỉ để tóm tắt các bước tiếp theo: Tôi sẽ gửi email cho khách hàng để xin phê duyệt, và bạn sẽ chuẩn bị bản nháp bài thuyết trình. Tôi có bỏ lỡ điều gì không?)
  • "Okay, so the key decision from this meeting is to move forward with Option B." (Được rồi, vậy quyết định quan trọng từ cuộc họp này là chúng ta sẽ tiếp tục với Phương án B.)

Khi bạn cần thông tin bằng văn bản

Có thể khó để nghe được cách đánh vần tên, email hoặc các thuật ngữ phức tạp trong một cuộc gọi. Việc yêu cầu một phiên bản văn bản là hoàn toàn chấp nhận được.

• "Would you mind typing that name into the chat for me? I want to be sure I have the spelling right." (Bạn có phiền gõ tên đó vào khung chat cho tôi được không? Tôi muốn chắc chắn mình viết đúng chính tả.)
• "That link sounds useful. Could you please share it in the chat?" (Đường link đó có vẻ hữu ích. Bạn có thể chia sẻ nó trong khung chat được không?)
• "Could you put that number in the chat so I can copy it accurately?" (Bạn có thể nhập số đó vào khung chat để tôi có thể sao chép chính xác được không?)

Hướng dẫn nhanh: Những cách hỏi tốt hơn

Đôi khi, phản xạ đầu tiên của chúng ta là sử dụng những cụm từ ngắn gọn, cộc lốc. Dưới đây là một bảng nhỏ giúp bạn nâng cấp ngôn ngữ của mình để chuyên nghiệp và rõ ràng hơn.

Thay vì nói...	Hãy thử nói...
"What?" (Cái gì?)	"Sorry, I didn't quite catch that. Could you repeat it?" (Xin lỗi, tôi chưa nghe rõ. Bạn có thể lặp lại được không?)
"I don't understand." (Tôi không hiểu.)	"Could you explain that in a different way for me?" (Bạn có thể giải thích điều đó theo một cách khác cho tôi được không?)
"Huh?" (Hả?)	"I'm not sure I follow. Could you give me an example?" (Tôi không chắc mình đã theo kịp. Bạn có thể cho tôi một ví dụ được không?)
"Speak slower." (Nói chậm lại.)	"Would you mind speaking a little more slowly, please?" (Bạn có phiền nói chậm lại một chút được không ạ?)

Những sai lầm cần tránh

1. Giả vờ hiểu. Đây là sai lầm nguy hiểm nhất. Có thể bạn cảm thấy dễ dàng hơn vào lúc đó, nhưng nó gần như luôn dẫn đến những vấn đề lớn hơn sau này, chẳng hạn như công việc bị lãng phí, trễ thời hạn và mất lòng tin. Tốt hơn hết là hãy yêu cầu làm rõ ngay lập tức.
2. Xin lỗi quá nhiều. Một câu "sorry to interrupt" (xin lỗi vì đã ngắt lời) đơn giản là được, nhưng hãy tránh những cụm từ như "I'm so sorry, my English is so bad." (Tôi xin lỗi, tiếng Anh của tôi tệ quá). Điều này làm suy giảm sự tự tin chuyên nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng, việc tìm kiếm sự rõ ràng là để đảm bảo một kết quả thành công cho tất cả mọi người, không phải về kỹ năng ngôn ngữ của bạn.
3. Chờ đợi quá lâu. Nếu bạn bị lạc lối ngay từ đầu cuộc trò chuyện, việc bắt kịp sẽ chỉ càng khó khăn hơn. Hãy yêu cầu làm rõ ngay khi bạn nhận ra mình đã bỏ lỡ điều gì đó quan trọng, tại khoảng lặng tự nhiên đầu tiên.

Sử dụng công cụ như một mạng lưới an toàn

Ngay cả với những mẫu câu tốt nhất, các cuộc gọi có nhịp độ nhanh vẫn có thể là một thách thức. Đôi khi vấn đề không phải là âm thanh, mà là việc nắm bắt một từ cụ thể, không quen thuộc. Sử dụng một công cụ cung cấp bản ghi trực tiếp của cuộc gọi có thể giúp bạn xác định chính xác thuật ngữ bạn cần hỏi, làm cho câu hỏi của bạn cụ thể hơn và dễ dàng hơn cho người khác trả lời. Điều này cho phép bạn tập trung vào ý nghĩa của cuộc trò chuyện, chứ không chỉ vào việc nghe đúng từng từ một.

Nếu bạn sử dụng bất kỳ loại công cụ ghi âm hoặc ghi lại nào, hãy nhớ rằng ở một số nơi, bạn có thể được yêu cầu phải có sự đồng ý của tất cả những người tham gia cuộc gọi. Bạn có trách nhiệm hiểu và tuân thủ luật pháp địa phương. Để biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về tuân thủ cuộc gọi.

Sự rõ ràng là một kỹ năng chuyên nghiệp

Học cách yêu cầu làm rõ một cách hiệu quả là một kỹ năng sẽ phục vụ bạn trong suốt sự nghiệp. Nó cho thấy sự chú ý đến chi tiết, cam kết về chất lượng và sự tôn trọng thời gian của đồng nghiệp. Hãy bắt đầu bằng cách thực hành một hoặc hai mẫu câu mới trong cuộc gọi ít quan trọng tiếp theo của bạn, và dần dần xây dựng chúng thành vốn từ vựng chuyên nghiệp của bạn.

Việc thành thạo các mẫu câu này cần có sự luyện tập. Một công cụ như Subtl có thể cung cấp một mạng lưới an toàn, cung cấp bản ghi trực tiếp các cuộc gọi của bạn để bạn không bao giờ bỏ lỡ một chi tiết nào. Nó giúp bạn tập trung vào cuộc trò chuyện, tự tin rằng bạn luôn có thể xác nhận những gì đã được nói và đặt những câu hỏi đúng để đảm bảo sự rõ ràng hoàn hảo. Tìm hiểu thêm tại subtl.me.