Các mẫu câu tiếng Anh thiết yếu để tự tin điều hành cuộc họp

Điều hành một cuộc họp bằng ngôn ngữ thứ hai có thể giống như một thử thách nhân đôi. Bạn cần phải quản lý cuộc trò chuyện, giữ cho mọi người tham gia và đạt được mục tiêu của cuộc họp, tất cả trong khi phải điều hướng các sắc thái của tiếng Anh. Hướng dẫn này cung cấp một cấu trúc rõ ràng và các mẫu câu thực tế để giúp bạn tự tin điều hành các cuộc họp, từ lời chào đầu tiên đến các mục hành động cuối cùng.

Trước cuộc họp: Chuẩn bị là chìa khóa

Một cuộc họp được điều hành tốt bắt đầu từ rất lâu trước khi mọi người tham gia cuộc gọi. Bước quan trọng nhất bạn có thể làm là tạo và chia sẻ một chương trình nghị sự (agenda) rõ ràng. Tài liệu đơn giản này đặt ra kỳ vọng, thể hiện sự tôn trọng thời gian của mọi người và giữ cho cuộc họp đi đúng trọng tâm.

Gửi chương trình nghị sự của bạn ít nhất 24 giờ trước. Một chương trình nghị sự tốt bao gồm:

• Mục tiêu chính: Một câu duy nhất giải thích kết quả mong muốn. Ví dụ: "Quyết định chủ đề chiến dịch marketing cho Quý 3."
• Chủ đề thảo luận: Danh sách các mục cần thảo luận, với thời gian ước tính thực tế cho mỗi mục.
• Người phụ trách chủ đề: Tên của người sẽ dẫn dắt cuộc thảo luận cho mỗi mục.
• Chuẩn bị cần thiết: Danh sách bất kỳ tài liệu hoặc liên kết nào mà người tham gia nên xem trước.

Sự chuẩn bị này đảm bảo rằng mọi người đến và sẵn sàng đóng góp, điều này giúp công việc của bạn với tư cách là người lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Mở đầu cuộc họp: Tạo không khí

Năm phút đầu tiên của cuộc họp sẽ задает тон cho toàn bộ cuộc thảo luận. Mục tiêu của bạn là tỏ ra thân thiện, chuyên nghiệp và nói rõ về mục đích của cuộc gọi.

Chào mừng người tham gia

Bắt đầu đúng giờ, ngay cả khi bạn đang đợi một hoặc hai người. Chào mọi người khi họ tham gia.

• Trang trọng: "Good morning/afternoon, everyone. Thank you for joining today." (Chào buổi sáng/chiều mọi người. Cảm ơn đã tham gia hôm nay.)
• Ít trang trọng hơn một chút: "Hello everyone, welcome. I'm glad we could all make it." (Chào mọi người. Rất vui vì tất cả chúng ta đều có thể tham dự.)
• Khi mọi người đã có mặt: "It looks like everyone is here, so let's get started." (Có vẻ như mọi người đã có mặt đông đủ, chúng ta hãy bắt đầu.)

Nếu bạn có một nhóm nhỏ hoặc một chút thời gian trước khi bắt đầu, một vài câu chuyện phiếm có thể xây dựng mối quan hệ.

• "Hi [Name], how has your week been so far?" (Chào [Tên], tuần vừa rồi của bạn thế nào?)
• "While we wait for a couple more people, how is everyone doing today?" (Trong khi chờ thêm một vài người nữa, hôm nay mọi người thế nào?)

Nêu rõ mục đích và mục tiêu

Ngay sau lời chào, hãy nêu rõ lý do tại sao tất cả các bạn lại ở đây. Điều này giúp nhóm tập trung và nhắc nhở mọi người về mục tiêu.

• "The main goal of today's meeting is to review the project proposal and gather feedback." (Mục tiêu chính của cuộc họp hôm nay là xem xét đề xuất dự án và thu thập phản hồi.)
• "We're here today to discuss the user feedback from the latest release." (Hôm nay chúng ta ở đây để thảo luận về phản hồi của người dùng từ phiên bản mới nhất.)
• "By the end of this call, we aim to have a decision on which software vendor to choose." (Vào cuối cuộc gọi này, chúng ta đặt mục tiêu sẽ có quyết định về việc chọn nhà cung cấp phần mềm nào.)

Xem lại chương trình nghị sự

Lướt qua ngắn gọn các chủ đề bạn dự định đề cập. Điều này xác nhận kế hoạch và cho mọi người cơ hội đề xuất thay đổi.

• "I sent out the agenda yesterday. Does anyone have any questions or anything they'd like to add?" (Tôi đã gửi chương trình nghị sự ngày hôm qua. Có ai có câu hỏi hoặc muốn bổ sung điều gì không?)
• "Let's quickly go over the agenda. First, we'll cover the Q2 results, then we'll move on to planning for Q3. We'll leave time for questions at the end." (Hãy cùng xem nhanh qua chương trình nghị sự. Đầu tiên, chúng ta sẽ nói về kết quả Quý 2, sau đó chuyển sang lập kế hoạch cho Quý 3. Chúng ta sẽ dành thời gian cho các câu hỏi ở cuối buổi.)
• "If we stick to the agenda I shared, we should be finished in about 45 minutes." (Nếu chúng ta bám sát chương trình nghị sự tôi đã chia sẻ, chúng ta sẽ kết thúc trong khoảng 45 phút.)

Trong cuộc họp: Giữ cho mọi thứ đi đúng hướng

Với tư cách là người điều hành cuộc họp, vai trò của bạn là người điều phối. Bạn hướng dẫn cuộc trò chuyện, đảm bảo mọi ý kiến đều được lắng nghe và giữ cho cuộc thảo luận tiến về phía trước. Bạn không cần phải là người nói tất cả.

Giới thiệu các mục trong chương trình nghị sự

Sử dụng các cụm từ chuyển tiếp rõ ràng để chuyển từ chủ đề này sang chủ đề khác. Điều này hoạt động như một biển chỉ dẫn cho người tham gia.

• "Okay, let's move on to the first item on the agenda: the budget review." (Được rồi, hãy chuyển sang mục đầu tiên trong chương trình nghị sự: xem xét ngân sách.)
• "Now, I'd like to turn it over to [Name] to talk about the marketing update." (Bây giờ, tôi muốn nhường lời cho [Tên] để nói về cập nhật marketing.)
• "The next point we need to discuss is the project timeline." (Điểm tiếp theo chúng ta cần thảo luận là tiến độ dự án.)

Quản lý thời gian

Để mắt đến đồng hồ là rất quan trọng. Điều đó thể hiện sự tôn trọng lịch trình của mọi người và đảm bảo bạn đề cập đến tất cả các chủ đề quan trọng.

• "We have about 10 minutes left for this topic, so let's try to reach a conclusion." (Chúng ta còn khoảng 10 phút cho chủ đề này, vì vậy hãy cố gắng đi đến kết luận.)
• "In the interest of time, let's move on to the next point." (Để tiết kiệm thời gian, chúng ta hãy chuyển sang điểm tiếp theo.)
• "This is a great discussion, but we need to be mindful of the time. Let's table this for now and schedule a separate call if needed." (Đây là một cuộc thảo luận rất hay, nhưng chúng ta cần lưu ý về thời gian. Hãy tạm gác lại vấn đề này và lên lịch một cuộc gọi riêng nếu cần.)

Khuyến khích sự tham gia

Trong bất kỳ nhóm nào, một số người sẽ nói nhiều hơn những người khác. Công việc của bạn là tạo không gian cho các thành viên trầm tính hơn chia sẻ suy nghĩ của họ.

• "[Name], you have a lot of experience in this area. We'd love to hear your perspective." ([Tên], bạn có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Chúng tôi rất muốn nghe quan điểm của bạn.)
• "What are your thoughts on this, [Name]?" (Bạn nghĩ sao về điều này, [Tên]?)
• "Does anyone else have any comments or questions before we move on?" (Có ai khác có ý kiến hoặc câu hỏi nào trước khi chúng ta tiếp tục không?)
• "Are there any other viewpoints we should consider?" (Có quan điểm nào khác mà chúng ta nên xem xét không?)

Xử lý việc ngắt lời và lạc đề

Đôi khi một cuộc thảo luận sẽ đi chệch chủ đề. Trách nhiệm của bạn là lịch sự đưa cuộc trò chuyện trở lại chương trình nghị sự.

• "That's an interesting point, [Name]. Let's make a note of it and come back to it at the end if we have time." (Đó là một điểm thú vị, [Tên]. Hãy ghi chú lại và quay lại vấn đề này vào cuối buổi nếu có thời gian.)
• "I appreciate that perspective, but for now, let's focus on the main topic." (Tôi đánh giá cao quan điểm đó, nhưng bây giờ, chúng ta hãy tập trung vào chủ đề chính.)
• "Let's 'park' that idea for now and revisit it in our next strategy meeting. I want to make sure we cover the remaining items on our agenda today." (Hãy 'tạm gác' ý tưởng đó và xem xét lại trong cuộc họp chiến lược tiếp theo. Tôi muốn đảm bảo chúng ta thảo luận hết các mục còn lại trong chương trình nghị sự hôm nay.)

Làm rõ và tóm tắt

Định kỳ kiểm tra sự hiểu biết, đặc biệt là sau một cuộc thảo luận phức tạp. Tóm tắt đảm bảo mọi người đều thống nhất trước khi bạn tiếp tục. Để biết thêm các cách thực hiện điều này, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về các mẫu câu để làm rõ trong cuộc gọi.

• "So, just to summarize, it sounds like we've all agreed that... Is that correct?" (Vậy, để tóm tắt lại, có vẻ như tất cả chúng ta đã đồng ý rằng... Có đúng không?)
• "Let me make sure I understand correctly. Are you saying that we should postpone the launch?" (Để tôi chắc chắn rằng mình đã hiểu đúng. Có phải bạn đang nói rằng chúng ta nên hoãn việc ra mắt không?)
• "To recap the last point, the decision is to proceed with Option A." (Để tóm tắt lại điểm vừa rồi, quyết định là sẽ tiếp tục với Phương án A.)

Kết thúc cuộc họp: Kết thúc một cách rõ ràng

Một phần kết thúc mạnh mẽ đảm bảo rằng một cuộc thảo luận tốt sẽ chuyển thành hành động cụ thể. Vài phút cuối cùng là để xác nhận các quyết định và xác định những gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Tóm tắt các quyết định chính

Trước khi mọi người rời đi, hãy tóm tắt ngắn gọn các kết quả chính của cuộc họp.

• "Before we wrap up, let's quickly review the key decisions from today." (Trước khi kết thúc, hãy cùng xem lại nhanh các quyết định quan trọng của ngày hôm nay.)
• "To summarize, we decided to approve the new budget and to move forward with the hiring plan." (Tóm lại, chúng ta đã quyết định phê duyệt ngân sách mới và tiếp tục với kế hoạch tuyển dụng.)

Xác định các bước tiếp theo và các mục hành động

Đây là phần quan trọng nhất của phần kết thúc. Hãy cụ thể về ai chịu trách nhiệm cho việc gì và khi nào. Nói to điều đó sẽ xác nhận các cam kết.

• "Let's confirm the next steps. I will send out the revised proposal. [Name], could you please review the numbers by Friday?" (Hãy xác nhận các bước tiếp theo. Tôi sẽ gửi đề xuất đã chỉnh sửa. [Tên], bạn có thể xem lại các con số trước thứ Sáu được không?)
• "The main action item is for [Name] to draft the client email. The deadline for that is end of day tomorrow." (Mục hành động chính là [Tên] sẽ soạn thảo email cho khách hàng. Hạn chót là cuối ngày mai.)

Sử dụng một định dạng đơn giản có thể giúp làm rõ điều này:

Mục hành động	Người phụ trách	Hạn chót
Soạn thảo email cho khách hàng	Maria	Cuối ngày thứ Ba
Xem lại bản nháp ngân sách Q3	David	Thứ Sáu, 3 giờ chiều
Lên lịch cuộc gọi tiếp theo	Sam	Trước ngày mai

Tôi sẽ gửi một email tiếp theo tóm tắt các mục hành động này để mọi người đều có bản ghi chép.

Dành thời gian cho các câu hỏi cuối cùng

Cho mọi người một cơ hội cuối cùng để đặt câu hỏi hoặc thêm một suy nghĩ cuối cùng.

• "Does anyone have any final questions or comments?" (Có ai có câu hỏi hoặc bình luận cuối cùng nào không?)
• "Is there anything else we need to discuss before we end the call?" (Còn điều gì khác chúng ta cần thảo luận trước khi kết thúc cuộc gọi không?)

Cảm ơn người tham gia và kết thúc cuộc gọi

Kết thúc một cách tích cực và chuyên nghiệp. Ghi nhận sự đóng góp của mọi người.

• "Thank you all for your time and your valuable input today." (Cảm ơn tất cả mọi người đã dành thời gian và những đóng góp quý báu hôm nay.)
• "This was a very productive meeting. Thanks, everyone. Have a great rest of your day." (Đây là một cuộc họp rất hiệu quả. Cảm ơn mọi người. Chúc mọi người một ngày tốt lành.)

Sử dụng công cụ để giúp bạn tập trung

Điều hành một cuộc họp bằng ngôn ngữ thứ hai đòi hỏi sự tập trung cao độ. Bạn đang cố gắng theo dõi cuộc trò chuyện, suy nghĩ về những gì sẽ nói tiếp theo, quản lý thời gian và ghi chú. Đó là rất nhiều việc phải xử lý cùng lúc.

Sử dụng một công cụ có thể giảm bớt gánh nặng nhận thức này. Ví dụ, một bản ghi chép thời gian thực có thể hoạt động như một mạng lưới an toàn, cho phép bạn nhanh chóng xem lại điều gì đó bạn có thể đã bỏ lỡ mà không làm gián đoạn người nói. Điều này đặc biệt hữu ích khi đối phó với những người nói nhanh hoặc nhiều giọng điệu khác nhau.

Một số ứng dụng cũng có thể giúp bạn chuẩn bị những gì sẽ nói tiếp theo, gợi ý các cụm từ dựa trên ngữ cảnh của cuộc trò chuyện. Sau cuộc gọi, một bản tóm tắt tự động và danh sách các mục hành động có thể giúp bạn không phải nghe lại bản ghi âm hoặc giải mã các ghi chú lộn xộn. Điều này cho phép bạn gửi một email theo dõi rõ ràng, chính xác một cách nhanh chóng, củng cố sự chuyên nghiệp của bạn. Subtl, chẳng hạn, cung cấp các tính năng này ngay trên máy tính của bạn, mang đến cho bạn một người đồng hành riêng cho các cuộc gọi và giúp bạn tạo ra biên bản cuộc họp chính xác.

Hãy nhớ rằng ở nhiều khu vực pháp lý, bạn phải thông báo cho người tham gia rằng cuộc gọi đang được ghi lại. Một câu nói đơn giản ở đầu buổi, như "Just to let everyone know, I'll be using a tool to transcribe this call for my notes," (Chỉ để mọi người biết, tôi sẽ sử dụng một công cụ để ghi lại cuộc gọi này cho ghi chú của mình,) thường là đủ. Tốt nhất là luôn minh bạch và nhận được sự đồng ý. Bạn có thể tìm hiểu thêm trong hướng dẫn của chúng tôi về tính hợp pháp của việc ghi âm cuộc gọi.

Điều hành một cuộc họp bằng tiếng Anh là một kỹ năng sẽ được cải thiện qua thực hành. Bắt đầu với một chương trình nghị sự rõ ràng, sử dụng các mẫu câu đơn giản này để hướng dẫn cuộc trò chuyện và luôn kết thúc với các mục hành động rõ ràng. Bằng cách tuân theo cấu trúc này, bạn có thể điều hành các cuộc họp hiệu quả, chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu của chúng.

Nếu bạn thấy mình phải vật lộn với việc điều phối, tham gia và ghi chú bằng một ngôn ngữ không phải là tiếng mẹ đẻ, Subtl có thể giúp bạn. Nó chạy trên các ứng dụng gọi điện hiện có của bạn để cung cấp bản ghi chép trực tiếp, hỗ trợ AI giúp bạn diễn đạt suy nghĩ và biên bản cuộc họp tự động, để bạn có thể tập trung vào việc lãnh đạo một cách tự tin. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại subtl.me.