Cách Đàm phán Hợp đồng qua Video Call bằng Tiếng Anh

Đàm phán hợp đồng bằng ngôn ngữ thứ hai có thể giống như đi trên dây, đặc biệt là qua cuộc gọi video nơi bạn không thể dễ dàng đọc vị được đối phương. Ngôn ngữ cần chính xác, mức độ quan trọng lại cao, và một hiểu lầm nhỏ có thể gây ra hậu quả lớn. Hướng dẫn này cung cấp một phương pháp có cấu trúc để giúp bạn chuẩn bị, điều hướng và hoàn tất thành công các cuộc đàm phán hợp đồng bằng tiếng Anh, đảm bảo bạn tự tin bảo vệ lợi ích của mình.

Trước Cuộc Gọi: Chuẩn Bị là Tất Cả

Một cuộc đàm phán thành công bắt đầu từ rất lâu trước khi bạn nhấp vào nút “Tham gia cuộc họp”. Vội vàng ở giai đoạn này là sai lầm phổ biến nhất. Hãy dành cho mình nhiều thời gian để chuẩn bị, vì đây là lúc bạn xây dựng nền tảng cho một kết quả tốt đẹp.

Hiểu Rõ Mục Tiêu và Giới Hạn của Bạn

Trước cả khi xem xét hợp đồng, hãy xác định lập trường của riêng bạn. Kết quả lý tưởng là gì? Kết quả chấp nhận được là gì? Đến điểm nào thì bạn sẽ từ bỏ thỏa thuận? Hãy suy nghĩ xa hơn chỉ là giá cả.

• Những điều bắt buộc phải có (Must-haves): Đây là những yêu cầu không thể thương lượng của bạn. Ví dụ, một giới hạn trách nhiệm pháp lý cụ thể hoặc điều khoản thanh toán trong 30 ngày (net-30).
• Những điều có thì tốt (Nice-to-haves): Đây là những điểm bạn muốn có được nhưng sẵn sàng nhượng bộ để đổi lấy thứ khác. Điều này có thể là thời gian bảo hành dài hơn hoặc lịch báo cáo thuận lợi hơn.
• Những điểm khiến bạn từ bỏ (Walk-away points): Đây là những điều khoản không thể chấp nhận. Nếu bên kia khăng khăng một điều khoản mà bạn không thể chấp nhận, bạn phải chuẩn bị để kết thúc đàm phán.

Xem Kỹ Lưỡng Bản Thảo Hợp Đồng

Đọc từng dòng trong bản thảo thỏa thuận. Đừng đọc lướt. Hãy đặc biệt chú ý đến các điều khoản về trách nhiệm pháp lý, chấm dứt hợp đồng, điều khoản thanh toán, sở hữu trí tuệ và bảo mật. Là một người không phải bản xứ, bạn nên cẩn trọng hơn với các thuật ngữ pháp lý.

• Sử dụng từ điển đáng tin cậy hoặc bảng thuật ngữ pháp lý cho những từ bạn không nhận ra.
• Đánh dấu những phần không rõ ràng, bất lợi, hoặc đơn giản là bạn có câu hỏi.
• Bắt đầu ghi chú trực tiếp trên tài liệu hoặc trong một tệp riêng, tham chiếu đến số điều khoản cụ thể cho mỗi điểm.

Chuẩn Bị Các Luận Điểm

Đối với mỗi điều khoản bạn đã đánh dấu, hãy tạo ra một luận điểm rõ ràng, có cấu trúc. Điều này giúp bạn không quên lập luận của mình hoặc bị lúng túng trong cuộc gọi. Với mỗi điểm, hãy viết ra:

1. Điều khoản: Ví dụ, "Mục 7.1: Chấm dứt hợp đồng vì sự thuận tiện."
2. Mối quan ngại của bạn: "Bản thảo hiện tại cho phép khách hàng chấm dứt hợp đồng chỉ với 14 ngày thông báo, điều này gây ra rủi ro kinh doanh đáng kể cho chúng tôi."
3. Đề xuất thay đổi của bạn: "Chúng tôi đề xuất thay đổi thời gian thông báo thành 60 ngày."
4. Lý do của bạn (Phần 'Tại sao'): "Khoảng thời gian 60 ngày cho phép chúng tôi phân bổ lại nguồn lực một cách hợp lý và quản lý các dự án của mình mà không bị gián đoạn. Đây là một điều khoản tiêu chuẩn trong ngành của chúng tôi cho các hợp đồng có quy mô này."

Có một lý do vững chắc là phần thuyết phục nhất trong lập luận của bạn.

Trong Cuộc Gọi: Dẫn Dắt Buổi Đàm Phán

Khi đã chuẩn bị xong, bạn có thể tham gia cuộc gọi với một kế hoạch rõ ràng. Mục tiêu của bạn là tỏ ra chuyên nghiệp, rõ ràng, và kiên định nhưng linh hoạt.

Thiết Lập Chương Trình Họp

Bắt đầu cuộc gọi bằng cách thiết lập một mục đích và cấu trúc rõ ràng. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp cuộc trò chuyện đi đúng hướng.

• Cụm từ ví dụ: "Thanks for making the time today. My goal is to walk through the draft agreement, discuss the points we've each flagged, and hopefully reach an agreement on the main terms." (Nghĩa là: Cảm ơn bạn đã dành thời gian hôm nay. Mục tiêu của tôi là xem qua bản thảo hợp đồng, thảo luận về các điểm mà mỗi bên đã đánh dấu, và hy vọng sẽ đạt được thỏa thuận về các điều khoản chính.)
• Cụm từ ví dụ: "I've reviewed the contract and have a few points to discuss, primarily in sections 4, 7, and 9. Perhaps we can go through the document section by section?" (Nghĩa là: Tôi đã xem lại hợp đồng và có một vài điểm cần thảo luận, chủ yếu ở các mục 4, 7 và 9. Có lẽ chúng ta có thể đi qua từng phần của tài liệu được không?)

Thảo Luận Từng Điểm trong Điều Khoản

Theo một thứ tự hợp lý, thường là đi tuần tự qua hợp đồng. Khi đến một điểm bạn muốn thảo luận, hãy giới thiệu nó một cách rõ ràng.

• Giới thiệu một điểm: "Moving on to section 3.2 regarding payment terms, I have a question here." (Nghĩa là: Chuyển sang mục 3.2 về điều khoản thanh toán, tôi có một câu hỏi ở đây.)
• Yêu cầu làm rõ: "I want to ensure I fully understand clause 5.1. Could you explain the reasoning behind the 90-day review period?" (Nghĩa là: Tôi muốn chắc chắn rằng mình hiểu đầy đủ điều khoản 5.1. Bạn có thể giải thích lý do đằng sau thời hạn xem xét 90 ngày không?)
• Đề xuất thay đổi: "Regarding the liability cap in section 8, we would like to propose changing it from one times the annual fees to two times. The reason for this is the high value of the data we will be managing." (Nghĩa là: Về giới hạn trách nhiệm pháp lý trong mục 8, chúng tôi muốn đề xuất thay đổi từ một lần phí hàng năm thành hai lần. Lý do là vì giá trị cao của dữ liệu mà chúng tôi sẽ quản lý.)

Sử dụng cấu trúc "Nếu... thì..." có thể là một cách mạnh mẽ để đưa ra một sự thỏa hiệp: "If you can agree to net-30 payment terms, then we can agree to the quarterly reporting schedule you've proposed." (Nghĩa là: Nếu bạn có thể đồng ý với điều khoản thanh toán trong 30 ngày, thì chúng tôi có thể đồng ý với lịch báo cáo hàng quý mà bạn đã đề xuất.)

Xử Lý Bất Đồng và Khoảng Lặng

Hãy lường trước sự phản đối. Đàm phán là một cuộc trò chuyện hai chiều. Khi bên kia không đồng ý, hãy giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp.

1. Ghi nhận quan điểm của họ: "I understand your perspective on the exclusivity clause and why it's important for you." (Nghĩa là: Tôi hiểu quan điểm của bạn về điều khoản độc quyền và tại sao nó lại quan trọng với bạn.)
2. Nhẹ nhàng nhắc lại mối quan ngại của bạn: "From our side, the concern remains that its current scope is too broad and could limit our growth in an unrelated market." (Nghĩa là: Về phía chúng tôi, mối lo ngại vẫn là phạm vi hiện tại của nó quá rộng và có thể hạn chế sự phát triển của chúng tôi ở một thị trường không liên quan.)
3. Đề xuất một sự thỏa hiệp: "What if we were to define the scope of the exclusivity more narrowly, to cover only direct competitors in the European market?" (Nghĩa là: Sẽ thế nào nếu chúng ta xác định phạm vi độc quyền hẹp hơn, chỉ bao gồm các đối thủ cạnh tranh trực tiếp tại thị trường châu Âu?)

Đừng sợ sự im lặng. Sau khi bạn đưa ra một quan điểm hoặc đặt một câu hỏi, hãy dừng lại. Cho người kia thời gian để suy nghĩ. Việc vội vàng lấp đầy sự im lặng có thể cho thấy sự lo lắng và có thể khiến bạn phải nhượng bộ không cần thiết.

Các Cụm Từ Quan Trọng Khi Đàm Phán Hợp Đồng

Chuẩn bị sẵn những từ ngữ phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể. Dưới đây là một số cụm từ giúp bạn giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp.

Các Cụm Từ để Làm Rõ

• "Just to confirm my understanding, this clause means that... Is that correct?" (Nghĩa là: Để xác nhận lại sự hiểu biết của tôi, điều khoản này có nghĩa là... Điều đó có đúng không?)
• "So, to paraphrase, what you're proposing is..." (Nghĩa là: Vậy, diễn giải lại thì, điều bạn đang đề xuất là...)
• "Could you elaborate on what is covered by 'reasonable assistance' in this context?" (Nghĩa là: Bạn có thể giải thích rõ hơn về 'hỗ trợ hợp lý' trong bối cảnh này bao gồm những gì không?)
• "For our records, could you spell out that company name/specific term?" (Nghĩa là: Để chúng tôi ghi lại, bạn có thể đánh vần tên công ty/thuật ngữ cụ thể đó được không?)

Các Cụm Từ để Đề Xuất Thay Đổi

• "We'd like to suggest an amendment to clause 4.3." (Nghĩa là: Chúng tôi muốn đề nghị một sửa đổi cho điều khoản 4.3.)
• "Our proposal is to rephrase the first sentence of section 6 to read as follows..." (Nghĩa là: Đề xuất của chúng tôi là diễn đạt lại câu đầu tiên của mục 6 như sau...)
• "Would you be open to considering an alternative here? For instance, we could..." (Nghĩa là: Bạn có sẵn lòng xem xét một phương án thay thế ở đây không? Ví dụ, chúng ta có thể...)

Các Cụm Từ để Đồng Ý hoặc Nhượng Bộ

• "That seems fair. We can agree to that change." (Nghĩa là: Điều đó có vẻ hợp lý. Chúng tôi có thể đồng ý với thay đổi đó.)
• "Given your explanation, we are now comfortable with clause 5 as written." (Nghĩa là: Dựa trên lời giải thích của bạn, chúng tôi hiện đã thấy ổn với điều khoản 5 như đã viết.)
• "On that particular point, we are willing to be flexible." (Nghĩa là: Về điểm cụ thể đó, chúng tôi sẵn sàng linh hoạt.)

Các Cụm Từ để Từ Chối Lịch Sự

• "We have some concerns about that particular clause." (Nghĩa là: Chúng tôi có một số lo ngại về điều khoản cụ thể đó.)
• "I'm afraid we can't agree to that in its current form. The primary issue for us is..." (Nghĩa là: Tôi e rằng chúng tôi không thể đồng ý với điều đó ở dạng hiện tại. Vấn đề chính đối với chúng tôi là...)
• "That might be challenging from our side. Here's why... Perhaps we could explore another option?" (Nghĩa là: Điều đó có thể sẽ khó khăn về phía chúng tôi. Đây là lý do... Có lẽ chúng ta có thể tìm một lựa chọn khác?)

Sau Cuộc Gọi: Xác Nhận và Hoàn Tất

Đừng bao giờ cho rằng một thỏa thuận miệng trên cuộc gọi là cuối cùng. Bước quan trọng nhất để đảm bảo các điều khoản bạn đã đàm phán là việc theo dõi bằng văn bản.

Email Theo Dõi Quan Trọng

Ngay sau cuộc gọi, hãy gửi một email tóm tắt. Điều này tạo ra một bản ghi bằng văn bản về cuộc thảo luận và ngăn ngừa những hiểu lầm trong tương lai.

Email của bạn nên bao gồm:

• Một lời cảm ơn ngắn gọn về cuộc trò chuyện hiệu quả.
• Một danh sách gạch đầu dòng rõ ràng về tất cả các điểm đã được thống nhất. Tham chiếu số điều khoản để đảm bảo sự rõ ràng tuyệt đối.
  • Ví dụ: "Như đã thảo luận, chúng ta đã đồng ý với các sửa đổi sau:
    • Điều khoản 3.2 (Điều khoản Thanh toán): Sẽ được thay đổi từ Net 60 thành Net 45.
    • Điều khoản 7.1 (Chấm dứt): Thời gian thông báo sẽ được sửa đổi từ 30 ngày thành 60 ngày cho cả hai bên."
• Một danh sách các mục còn tồn đọng cần thảo luận thêm hoặc xem xét nội bộ.
• Một tuyên bố rõ ràng về bước tiếp theo. Thường thì đây là việc gửi một phiên bản sửa đổi của hợp đồng.
  • Ví dụ: "Bây giờ tôi sẽ cập nhật hợp đồng để phản ánh những thay đổi này và sẽ gửi cho bạn phiên bản đã được đánh dấu (redlined version) để bạn xem xét lần cuối vào ngày mai."

Quản Lý Các Bản Ghi Chú Thay Đổi (Redlines)

"Redline" là một phiên bản của tài liệu sử dụng tính năng theo dõi thay đổi để hiển thị chính xác những gì đã được thêm, xóa hoặc thay đổi. Khi bạn gửi hoặc nhận một hợp đồng có "redline", hãy xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo nó hoàn toàn khớp với email tóm tắt và không có thay đổi nào khác được thực hiện.

Những Sai Lầm Phổ Biến Cần Tránh

• Cho rằng bạn đã hiểu: Tiếng Anh pháp lý rất phức tạp. Nếu bạn dù chỉ hơi không chắc chắn về một thuật ngữ như "indemnification," "jurisdiction," hay "force majeure," hãy yêu cầu giải thích. Thà hỏi một câu đơn giản còn hơn là đưa ra một giả định tốn kém.
• Tự đàm phán với chính mình: Đừng đưa ra một sự nhượng bộ thứ hai nếu bên kia chưa phản hồi đề xuất đầu tiên của bạn. Hãy nêu đề xuất của bạn và chờ đợi phản hồi của họ.
• Cảm thấy bị hối thúc: Việc nói "That's an interesting point. I need a moment to consider it," (Nghĩa là: Đó là một điểm thú vị. Tôi cần chút thời gian để xem xét.) hoặc "I will need to discuss this proposal with my team and get back to you." (Nghĩa là: Tôi sẽ cần thảo luận đề xuất này với đội của mình và sẽ trả lời bạn sau.) là hoàn toàn chấp nhận được và chuyên nghiệp. Các chiến thuật gây áp lực cao để buộc phải đưa ra quyết định ngay lập tức là một dấu hiệu đáng báo động.

Sử Dụng Công Cụ Hỗ Trợ Đàm Phán

Việc điều hướng một cuộc đàm phán phức tạp bằng ngôn ngữ thứ hai là một thách thức, và các công cụ hiện đại có thể cung cấp sự hỗ trợ quý giá.

Một bản ghi trực tiếp của cuộc gọi cho phép bạn nhanh chóng cuộn lại và xác nhận một con số hoặc cụm từ cụ thể mà không làm gián đoạn người nói. Điều này đảm bảo ghi chú của bạn chính xác. Đối với những người không phải là người bản xứ, việc có một công cụ giúp bạn soạn thảo các cụm từ chính xác trong thời gian thực có thể là một liều thuốc tăng cường sự tự tin lớn. Một công cụ gợi ý AI, như công cụ trong Subtl, có thể đề xuất các cụm từ tiếng Anh rõ ràng, chuyên nghiệp cho các đề xuất phản hồi của bạn, dựa trên ghi chú của chính bạn và tài liệu hợp đồng bạn đang thảo luận.

Sau cuộc gọi, một bản tóm tắt do AI tạo ra có thể là điểm khởi đầu tuyệt vời cho email theo dõi quan trọng của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để kiểm tra lại ghi chú của mình và đảm bảo không bỏ sót điểm nào đã được thống nhất. Nếu bạn sử dụng bất kỳ công cụ ghi âm nào, hãy nhớ rằng ở nhiều nơi, bạn phải có sự đồng ý của tất cả những người tham gia cuộc gọi. Bạn có thể tìm hiểu thêm về trách nhiệm của mình trong hướng dẫn của chúng tôi về luật về cuộc gọi.

---

Cuối cùng, đàm phán hợp đồng thành công là một kỹ năng được xây dựng dựa trên sự chuẩn bị, giao tiếp rõ ràng và xác nhận tỉ mỉ. Bằng cách tuân theo một quy trình có cấu trúc, bạn có thể điều hướng các cuộc trò chuyện này một cách hiệu quả, ngay cả khi tiếng Anh không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn.

Các công cụ như Subtl được thiết kế để thu hẹp khoảng cách ngôn ngữ trong thời gian thực, cung cấp bản dịch trực tiếp, các cụm từ do AI hỗ trợ và ghi chú cuộc họp chính xác để giúp bạn giao tiếp một cách rõ ràng và tự tin. Bạn có thể tìm hiểu thêm và dùng thử miễn phí tại subtl.me.